Vous avez bien trié vos papiers et maintenant vous vous demandez comment ranger les papiers qui ont résisté à la tornade éliminatrice ?

Comment faire pour ne plus jamais accumuler autant de papiers et éviter de devoir reproduire la fastidieuse opération du tri dans quelques temps ?

Nous vous apportons ici des solutions. Enfin ! Un système facile à mettre en place. Il vous permettra de réduire le stress lié aux papiers, à la paperasse et de traiter vos papiers en un minimum de temps.

Installer une routine après le tri des papiers

Le meilleur moyen pour économiser du temps, et surtout de l’énergie, est d’installer une routine. Tous les bienfaits des routines sont expliqués dans cet article.

Nous vous conseillons donc d’installer une routine pour traiter vos papiers. En général, nous n’aimons pas traiter nos papiers car nous trouvons cela assommant. Dans un premier temps, il est important de trier ses papiers. Ensuite, nous vous invitons à installer ce système pour tout nouveau papier qui rentre dans la maison. Il vous prendra 3 minutes tous les jours, 30 minutes par semaine et 1 heure par an. En outre, il faudra un peu de discipline pour bien exécuter cette routine car elle permet de garder le système simple. Vous vous en rendrez compte par vous-même : la clé du succès est la simplicité !

Nous vous promettons que vous allez dompter la paperasse une bonne fois pour toutes ! Voici comment nous procédons.

Chaque jour

Chaque jour, relevez le courrier et collectez toutes sortes de papiers. Ensuite, rassemblez tous les papiers récoltés en un endroit fixe.  Ce seul et même endroit est connu de tous les membres de la famille.

En fonction de votre organisation chez vous, vous pouvez décider si c’est toujours la même personne qui relève le courrier. Chez nous c’est Thierry qui s’en charge parce qu’il travaille principalement à la maison. Il est donc présent au moment du passage du facteur. Katja sait dans ce cas qu’elle ne doit pas s’en occuper. Un poids en moins dans sa charge mentale !

Après la relève du courrier :

• ouvrez toutes les enveloppes et les jeter
• triez le courrier en fonction des actions à mener
  • • • • • à faire : facture à payer, rendez-vous  à noter, mail à envoyer, coup de fil à passer,…
          • en attente : personne qui traite le courrier n’est pas la personne concernée par le papier
          • à garder : rien à faire mais papier à classer
          • jeter : pas besoin du papier, on peut directement se débarrasser du papier

Toujours selon le même principe, traitez tous les autres papiers comme e.g. les lettres d’information de l’école, les confirmations de rendez-vous etc.

Ce travail représente donc plus ou moins 3 minutes par jour et deviendra vite un automatisme que vous allez exécuter sans réfléchir.

Vous pouvez utiliser ce type de boîte pour classer les papiers tous les jours :

Chaque semaine

Traiter les papiers

Fixez-vous un rendez-vous dans l’agenda. Toutes les semaines, même jour, même heure, traitez les papiers accumulés lors de la semaine écoulée. Vous vous emparez de tout ce qui est dans la partie “à faire” et vous le faites. Saisissez-vous des factures et payez les. Vous verrez, c’est beaucoup plus rapide de regrouper l’opération des paiements. Souvent on reporte à plus tard parce qu’on n’a pas envie de se lancer. Mais, dès qu’on s’est attelé à la tâche, la besogne est très rapidement expédiée. Donc en faisant tous les paiements de la semaine en même temps vous allez gagner en énergie et en temps.

Tout se qui se trouve dans la partie “en attente” est à parcourir et à distribuer dans ”à faire” ou “à ranger” ou à jeter si on n’en a plus besoin.

Tout ce qui se trouve dans “à ranger” est placé dans le dossier annuel.

Le classement

Comment donc ranger les papiers ? Pour le classement il y a la possibilité d’utiliser des classeurs ou des pochettes suspendues. Nous vous avons promis un système super simple et efficace. Nous conseillons donc largement les dossiers suspendus car ils ne demandent pas d’effort. Un classeur est à ouvrir, le papier à trouer, le papier à placer au bon endroit et ensuite il faut fermer le classeur. Mine de rien on a effectué 4 mouvements. Avec des dossiers suspendus on doit simplement placer le papier dans le bon dossier : 1 seul mouvement !

Prenez un dossier par catégorie et optez pour un système de catégories le plus simple que possible. Faites en sorte que ce soit clair et simple. Les catégories sont propres à chaque famille. Définissez les ensemble afin que chacun puisse ensuite s’y retrouver. Il faut absolument éviter que le traitement des papiers ne dépende que d’une seule personne !

Le dossier divers est à éviter à tout prix, cette catégorie n’existe simplement pas.

Pour ranger vos papiers, nous vous conseillons donc ce type de dossier suspendu :

Chaque année

Rendez-vous annuel

Après la routine quotidienne et hebdomadaire, nous arrivons à la routine annuelle. On se fixe rendez-vous pour traiter les papiers classés dans les dossiers suspendus. Nous préférons associer ce rendez-vous à la fin d’année car nous sommes à ce moment en vacances de fin d’année. Mais vous pourriez tout autant choisir le calendrier scolaire si vous trouvez que la rentrée est un moment propice pour classer l’année écoulée et démarrer une nouvelle. A vous de voir ce qui vous convient le mieux !

Traiter les papiers

Prenez donc chaque dossier suspendu et parcourez les papiers qui s’y trouvent. Jetez tout ce qui peut aller à la poubelle. Le but est encore une fois d’éliminer le superflu et garder uniquement ce qui est nécessaire. En ce qui concerne les papiers à garder, placez les dans une boîte à archive en séparant les dossiers. La manière la plus simple est de juste prendre une feuille A4, de la plier en deux, d’écrire la catégorie dessus et de mettre la feuille ensuite autour des papiers de cette catégorie. Si vous préférez, vous pouvez bien entendu prendre des pochettes en plastique ou autre. Mais nous cherchons toujours la simplicité, la rapidité et, de surcroît, des matériaux recyclables !

Les boîtes à archives

Au total il vous faudra 2 boîtes à archives:

1 pour l’année précédente, soit N-1

1 pour l’année d’avant, soit N-2

Lors de votre rendez-vous annuel, vous prenez donc la boîte N-2 et vous jetez tout. Vous aurez gardé les papiers dans ce dossier pendant 3 ans et il n’est plus nécessaire de les garder plus longtemps. Si une information cruciale figure dans ce dossier, elle est suffisamment cruciale pour qu’elle soit accessible sur simple demande auprès d’un serveur ou d’une administration quelconque.

Votre boîte N-1 devient la boîte N-2 et vos papiers des dossiers suspendus rejoignent la boîte archive N-1.

Concrètement: vos papiers de 2020 sont dans les dossiers suspendus. Vous avez une boite archive 2019 et une boité archive 2018. Fin 2020 vous jetez les papiers 2018 et vous placez les papiers à garder de 2020 dans la boite archive libérée.

Avec cette méthode, vous avez donc toujours les papiers de 3 années chez vous, l’année en cours dans les dossiers suspendus et les deux années précédentes dans les boîtes à archives.

Voici des exemples de boîtes d’archives. Vous pouvez trouver des boîtes toutes simples, en carton, mais souvent vendues en lot de 10 ou plus. Nous conseillons de plus tôt choisir ce qu’il vous faut exactement, c’est à dire 2 boîtes, et de les prendre dans une qualité satisfaisante afin de tenir la distance. Voici un exemple de boîte toilée qui existe dans plusieurs coloris.

Les papiers à garder

En ce qui concerne les papiers à garder plus longtemps que 3 ans, comme par exemple les diplômes ou les factures pour les grands travaux effectués dans votre maison, mettez les dans une boîte à archive “à conserver”. Le nombre de documents dans cette boîte doit être assez restreint. Il n’y a pas beaucoup à garder.

Dans les autres catégories de papiers, certains peuvent aller dans des boîtes à souvenir, par exemple les faire-parts, des photos, etc. Encore une fois, il s’agit d’être raisonnable.

Il est vrai que c’est plus sensible pour les dessins d’enfants. Nous avons choisi un mix parmi les 3 solutions ci-dessous :

• garder un dossier ou classeur avec les plus jolis dessins. Dès que ce dossier est rempli il faut choisir un dessin qui part avant d’y placer un nouveau
• le même principe mais sur un mur dans la maison
• photographier chaque dessin et créer un album photo en ligne, sur ce site par exemple

Pour les manuels d’utilisations et tickets de caisses, vous pouvez les intégrer dans les dossiers annuels. Après 2 ans, les garanties des appareils électroniques sont échues. Il ne faut donc pas les garder. En les intégrant dans le système expliqué, vous les gardez le temps nécessaire.

Et le numérique dans tout ça ?

Hé oui, “et le numérique dans tout ça” me direz-vous. Il est évident que les moyens mis à notre disposition pour limiter le papier “des arbres” sont légion. Pour rendre le système du traitement du papier le plus simple possible, l’idéal est d’avoir une quantité de papiers à trier et ranger la plus réduite que possible.  Logique !

Pour arriver à réduire la quantité de parchemins ;-), demandez à vos interlocuteurs, fournisseurs et autres de vous envoyer leur correspondance par mail. Éliminer les papiers autant que faire ce peut est la meilleure façon d’en avoir moins à traiter “physiquement”. Pour les factures, passez à des systèmes du type Zoomit, qui vous permettent de recevoir vos factures et fiches de paie dans votre banque en ligne où vous pouvez les payer en un clic.

Vous pouvez aussi facilement scanner vos documents papier pour les classer sur votre ordinateur. Pour ceci, il suffit de télécharger une application telle que CamScanner ou Adobe Scan pour Android et l’application Notes pour apple.

Attention, ce n’est pas parce qu’on scanne tout que le problème est réglé. La question se pose encore de savoir ce que vous faites des originaux une fois que vous les avez numérisés. Faut-il les garder ? Pouvons-nous nous en débarrasser ?  La question reste ouverte et le problème n’est pas à 100% résolu.

De toute façon, même si vous numérisez tout et/ou que vous ne recevez plus aucune communication papier , le système valable pour ranger ses papiers “physiques” est également d’application pour leurs versions numériques !

Tous les jours

Continuez à rassembler les formulaires entrants comme expliqué plus haut. Si vous recevez des documents par mail, rangez les suivant le même système dans un des trois dossiers dédiés sur votre disque dur : “à faire”, “en attente” et “à classer”. Seule différence par rapport à la version papier, nous conseillons de ne pas créer un dossier “à classer”. Classez le document concerné directement dans les archives. Il n’y a aucun intérêt à rajouter une étape, c’est juste une perte de temps.

Chaque semaine

Quand vous attaquez les papiers, s’il en reste, de la partie “à faire”, traitez aussi les documents sauvés sur votre ordinateur dans “à faire”.

Parcourez tout ce qui se trouve dans “en attente”,  que ce soit en papier ou en version numérique et traitez-les.

Tout ce qui se trouve dans “à classer” peut prendre la direction “disque dur”. Nous vous conseillons d’appliquer la même logique que pour la version papier avec un dossier par année avec des sous-dossiers par catégorie. Voici, en images, comment cela se traduit :

Nous ne sommes pas encore arrivés à l’ère où le papier a totalement disparu. Les notions légales concernant les originaux et les copies de documents officiels ne sont pas encore en phase avec la réalité technologique actuelle. Nous restons donc prudents quant à la destruction de certains papiers plus ou moins officiels. En attendant, nous prenons parfois des risques en partant de ce principe simple : qu’est-ce qui a de la valeur ? L’information sur le document ou le support lui-même (diplômes, carnet de mariage, vieilles photos…). Partant de cette dynamique, nous éliminons un max et nous sentons beaucoup plus légers.

Et vous, à combien estimez-vous la quantité de papiers inutiles qui hantent votre maison? Un m³ ? Deux ? Plus ? Faites l’exercice ! Vous verrez, cela peut être effrayant. Libérez-vous !