Vous vous sentez débordés ? Trop de choses à faire ? La solution miracle semble être d’utiliser une to do list. Oui, clairement c’est un des 3 outils de bases pour bien s’organiser dans son quotidien. Mais attention ! Gare à la to do liste à rallonge. Cette liste qui s’allonge au lieu de diminuer peut être très démotivante. En conséquence, nous avons tendance à procrastiner. Au lieu de réellement effectuer les différentes tâches, nous trouverons toujours une bonne raison pour faire autre chose à ce moment précis.

Pour éviter cette situation, nous vous présentons dans cet article un outil très puissant qui permet de mettre de l’ordre dans sa to do list en priorisant les tâches : La Matrice Eisenhower.

Pourquoi faut-il prioriser ses tâches ?

Lister trop simplement tout ce que vous avez à faire sur une liste peut être contre-productif. Dans un premier temps, il est intéressant de rédiger sa to do list pour vider sa tête. À elle seule, l’action de tout noter va vous permet de voir plus clair et d’apaiser votre esprit. Donc oui, il faut absolument noter ce qu’il y a à faire !

Mais si vous vous arrêtez là, vous risquez de ne pas ressentir les bienfaits de cet outil d’organisation. Le fait de voir toutes ces tâches à réaliser peut vous donner une sensation de stress. Alors que c’est justement le stress que nous voulons diminuer !

En outre, vous allez vous fatiguer en faisant des choses qui ne sont pas forcément importantes. Vous allez consacrer toute votre énergie à certaines actions et constater en fin de journée que vous n’avez pas avancé sur ce qui est réellement important.

Troisième point, le fait de voir sa to do list s’allonger et ne jamais diminuer est très démotivant. Jusqu’au moment où vous n’aurez peut être même plus envie de lister ce qu’il y a à faire car vous vous dites que de toute façon vous n’arriverez pas à tout faire.

La solution à tous ses problème est donc de prioriser. Vous devez déterminer ce qui est vraiment important et ensuite vous focaliser sur la réalisation de ceci. Ce faisant, vous vous ne fatiguez pas et vous allez avoir un sentiment de satisfaction en fin de journée. En plus, vous arrêtez de procrastiner et vous mettre en action pour ce qui compte.

Et la solution pour tout ça est la Matrice Eisenhower !

La Matrice Eisenhower

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Dwight David Eisenhower

Le but de cet outil est de faire la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent. Nous allons catégoriser nos tâches à réaliser. Cela va nous permettre de comprendre sur quelle action nous concentrer et donc comment ne pas gaspiller notre énergie.

Dans la Matrice Eisenhower il y a 4 catégories :

1. Urgent ET important : à traiter en priorité
2. Important MAIS PAS urgent : à planifier et à traiter rapidement pour éviter que cela devienne urgent
3. Ce qui est urgent MAIS PAS important : doit attendre ou à déléguer
4. Et enfin ce qui est NI important NI urgent : à éviter ou à éliminer

Pour faire la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent, vous pouvez vous baser sur la date d’échéance, la deadline. Si la deadline est très proche, la tâche est urgente. Si la date est plus éloignée, ce n’est pas urgent mais ils se peut que ce soit important.

Un autre critère déterminant : l’action nous approche-t-elle de notre objectif personnel ou pas ? Souvent les actions importantes nous mènent vers nos objectifs à nous. Si nous ne les réalisons pas, nous allons ressentir les conséquences négatives. Les urgences par contre, sont souvent liées aux objectifs des autres.

Comment utiliser les 4 catégories de la Matrice Eisenhower ?

Vous allez prendre votre to do list et, pour chaque tâche, vous poser la question : est-ce urgent et/ou important ? Et vous pouvez ensuite les placer dans le quadrant correspondant.

Chaque quadrant correspond à un degré de priorité, cela signifie que vous saurez quelles actions mener en premier. Vous saurez exactement où canaliser votre énergie.

Quadrant 1 : Important et urgent

Votre focus va sur les actions importantes ET urgentes. Ce sont toutes les tâches qui vous amènent vers votre objectif personnel et qui sont à achever dans un délai très court. La priorité est clairement ici !

Voici quelques exemples :

• Aller faire les courses quand le frigo est vide
• Appeler le dentiste car vous avez mal aux dents
• Chercher votre enfant à l’école suite à un appel car votre enfant est malade
• Payer une facture qui arrive à échéance

Quadrant 2 : Important mais pas urgent

Ensuite, vous vous occupez des tâches importantes mais pas urgentes. Ce sont les tâches que vous pouvez planifier car la date d’échéance est plus loin. Mais comme ces tâches sont importantes, elles sont à réaliser avant les tâches urgentes. Si vous les planifiez et traitez à temps vous réussissez à éviter qu’elles deviennent urgentes. Et vous allez baisser votre niveau de stress !

Voici quelques exemples :

• Faire les courses avant que le frigo soit vide
• Fixer un rendez-vous de contrôle chez le dentiste
• Faire une activité sportive pour être en forme
• Prendre du temps pour soi
• Passer du temps de qualité avec vos enfants

Quadrant 3 : Pas important mais urgent

C’est donc seulement maintenant que vous allez vous occuper des tâches urgentes mais pas importantes. Nous avons souvent tendance à les traiter en priorité du fait de leur caractère urgent. Mais, si ce n’est pas important, ça doit attendre. Ce n’est pas une priorité ! Une alternative est de déléguer. Ainsi vous économisez votre temps et énergie en demandant à quelqu’un de réaliser la tâche.

Voici des exemples :

• Les promos du type black friday et les soldes
• Une demande d’aide de votre voisin
• La majorité des emails que nous recevons
• Le lave-vaisselle qui est à vider

Quadrant 4 : Ni important ni urgent

Et enfin, les tâches ni importantes ni urgentes sont carrément à éliminer. Ou à faire quand vraiment vous n’avez plus rien d’autre à faire. Ici vous retrouverez tout ce qui est divertissant.

Voici des exemples :

• Regarder la télé
• Passer du temps sur les réseaux sociaux
• Jouer un jeu sur une console

En pratique

Ok, me direz-vous, c’est bien beau cet outil d’organisation. Mais comment utiliser concrètement la Matrice Eisenhower ? Et comment éviter que tout se trouve dans le premier quadrant ?

L’objectif final est de limiter autant que faire se peut le nombre de tâches urgentes. C’est le seul moyen de faire baisser le niveau de stress.

Il est donc absolument nécessaire de se poser la question si une tâche est importante ou pas avant de la rajouter à sa to do list. Prenez dans un premier temps l’habitude de catégoriser les tâches dans la Matrice Eisenhower. Rien que le fait de se poser la question et de décider si c’est important et/ou urgent sera une bonne prise de conscience.

Ensuite, suivez vraiment le classement que vous avez arrêté. Si vous arrivez à reconnaitre les choses importantes et que vous les planifiez dans votre agenda, vous éviterez le caractère urgent. Et vous serez plus serein. Avec cette planification vous aurez plus de disponibilité pour les imprévus (important et urgent – quadrant 1).

Après, apprenez à dire non aux demandes de vos proches qui ne sont pas importantes pour vous (urgent mais pas important – quadrant 3). Si vous dites poliment et fermement non, vous verrez que ce n’est pas si difficile. Dites-vous que dire non à quelque chose est dire oui à autre chose ! Et sinon, déléguez. N’oubliez pas que vous n’êtes pas seul(e) dans la famille. Votre partenaire ou vos enfants peuvent très bien gérer des tâches si vous êtes encore occupé(e) avec les choses importantes.

Et pour terminer bien sûr vous avez le droit de faire des choses du dernier quadrant (ni important ni urgent). Mais seulement si le reste de vos tâches sont réalisées. Voyez cela comme une récompense !

C’est à vous, quelles sont vos tâches du quadrant 1 pour cette journée ?

Si vous cherchez l’inspiration, rendez-vous sur notre chaîne YouTube, nous avons quelques exemples qui vous guideront dans la bonne direction.