L’agenda partagé : Pourquoi et comment l’utiliser ?

Un des 3 outils de base pour organiser son quotidien est l’agenda. Pour une bonne organisation il vous faut un agenda dans lequel vous notez tous les rendez-vous importants de toute la famille. L’agenda partagé centralise tous les rendez-vous et permet aux parents de visualiser d’un coup qui doit être où et à quel moment.

Peu importe la version que vous choisirez. L’agenda partagé peut être électronique ou en version papier. Ce qui est certain c’est que nous sommes convaincus de ses avantages et de la version électronique qui simplifie notre vie de famille.

Nous vous présenterons dans un premier temps les avantages d’une organisation de la vie de famille basée sur un agenda électronique partagé. Ensuite, nous vous montrerons en détails comment NOUS l’utilisons avec des exemples qui, nous l’espérons, pourront vous inspirer.

Pourquoi avoir un agenda partagé ?

Si l’agenda n’est pas partagé, la responsabilité reposera toujours sur une seule personne, maman ou papa. Ce sera la personne qui gère l’agenda de toute la famille qui doit toujours penser à tout. Et elle devra faire des rappels aux autres membres de la famille. « N’oublie pas, Emma va un à anniversaire en même temps que le match de foot de Léon. Il faut qu’on s’organise pour les conduire. » « N’oublie pas, dimanche on a invité mes parents pour manger, donc il va falloir faire les courses pour ce repas. »

Ce fameux « n’oublie pas » qui trottine dans notre tête et qui nous fatigue. Car oui, penser à tout pour tout le monde c’est clairement épuisant !

3 habitudes du matin pour être heureux - fatigue

En outre, si les parents ont chacun un agenda de leur côté, il faut aussi s’organiser pour accorder les violons. Et pire encore, peut-être avez-vous un troisième agenda : celui de toute la famille, accroché au frigo, bien visible pour tous ses membres. Mais vous voyez le truc ? Gérer 3 agendas différents ? C’est tellement facile de louper un événement important. Et le troisième agenda, celui de la famille, est à nouveau rempli par une seule personne, maman ou papa. Nous voilà confrontés au même problème de la responsabilité qui repose sur une seule personne qui doit endosser cette lourde tâche.

Les avantages d’un agenda partagé électronique

Vous l’avez déjà compris, nous sommes convaincus des bienfaits de l’utilisation d’un agenda partagé électronique. Pour nous, c’est clairement la gestion la plus simple à mettre en place. Voici les avantages que nous dégageons :

Facile d’accès

agenda électronique accessible de partout

Aujourd’hui, nous avons tous notre smartphone sur nous, où que nous allions. On nous propose un rendez-vous ? Hop, on peut rapidement vérifier notre disponibilité sur smartphone. L’agenda papier risque de se trouver à la maison quand on est à l’extérieur.

Centralisé

Tous les événements de TOUTE la famille se trouvent au même endroit. Vous ne devez pas consulter différents endroits pour chaque membre de ladite famille, toutes les informations sont visibles en un coup d’œil.

Accessible à tout le monde

Les parents peuvent visualiser, modifier mais aussi introduire de nouveaux rendez-vous. Cette gestion ne se limite pas à une seule personne.

Responsabilité partagée

Un des avantages majeurs, la charge mental est partagée ! L’organisation ne repose plus sur une seule personne, elle repose sur tous les utilisateurs de l’agenda partagé.

Meilleure gestion du temps

gain de temps

On évite de surcharger le planning parce que tous les rendez-vous y sont notés et on a une bonne vision du temps libre. On évite aussi de prendre des rendez-vous en double, c’est à dire d’accepter un rendez-vous alors que notre conjoint avait déjà accepté un autre à ce moment précis.

Plusieurs agendas intégrés

La version électronique permet d’intégrer autant d’agendas partagés qu’on veut. On peut donc jouer avec des couleurs, mettre les rendez-vous privés et professionnels au même endroit etc. On peut aussi choisir à chaque moment quel agenda on veut voir.

Récurrence

Dans la version électronique on peut très facilement répéter les événements quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Il suffit donc de créer un rendez-vous et le répéter en fonction du besoin. Très utile pour les activités extra scolaires des enfants par exemple.

Intégration d’autres applications dans l’agenda partagé

Il est possible d’intégrer d’autres applications d’organisation dans notre agenda électronique partagé. Ainsi vous pouvez y mettre les informations qui se trouvent éventuellement dans Trello, To Do ist, …

Gratuit

Dernier avantage de la version électronique de votre agenda partagé : il est gratuit ! Certes, l’agenda papier ne représente pas un budget énorme mais il n’y a pas de petites économies ?

Notre manière d’utiliser l’agenda partagé

Ok, vous voyez maintenant les avantages de l’agenda partagé. Mais alors, comment fait-on concrètement ? Nous allons vous expliquer comment nous faisons.

Quel agenda partagé utilisons-nous ?

Il existe plusieurs applications mais nous trouvons plus simple d’utiliser le calendrier de google. Il suffit d’avoir une adresse gmail. En se connectant à son compte gmail sur un ordinateur on a directement accès à la fonction calendrier. Et, ensuite, il suffit de partager son calendrier avec son conjoint et le les deux agendas sont synchronisés.

Nous avons installé l’application du calendrier google sur notre smartphone pour y avoir accès facilement de partout.

Nos différents agendas

Ensuite, on peut créer des agendas différents au gré de ses envies. Nous avons donc créé un agenda par « thématique ». Chaque thématique est associée à une couleur, ce qui rend la visualisation très facile quand on consulte l’agenda partagé.

Voici les différents agendas / thématiques dans notre famille :

  • Chaque membre de la famille a sa propre couleur. Ici on note les rendez-vous propre à chacun, comme les entraînements sportifs, les rendez-vous médicaux etc.
  • Orange pour la famille. Ici nous notons tout ce qui concerne toute la famille, comme un dîner avec des amis ou les vacances.
  • Bordeaux pour le couple. Et oui, il est tellement important de prendre du temps à deux qu’on le planifie comme un rendez-vous important. Ici on note donc nos sorties ou nos activités qui demandent une garde des enfants.
  • Jaune pour tout ce qui concerne la maison : livraison du panier de légumes, ménage, …
  • Vert clair pour le menu de la semaine. Car oui, on utilise l’agenda partagé pour les repas qui sont planifiés à la semaine. Pour découvrir en détail comment nous organisons le menu, lisez l’article Comment planifier ses menus ?
agenda partagé vue semaine

L’optimalisation du rendez-vous

L’agenda partagé google offre plusieurs fonctionnalités qui sont très pratiques :

Date et heure

D’un clic, nous choisissons la date de début et la date de fin et pareil pour l’heure. Si le rendez-vous concerne toute la journée on peut cocher facilement cette option.

heure et jour rendez-vous

Récurrence

Le rendez-vous est, par défaut, un événement unique. Mais vous pouvez créer des séries et choisir entre « tous les jours », « toutes les semaines » (entraînements), « tous les mois » (laver la voiture), « tous les ans » (anniversaires) . Il est également possible de mettre un événement récurrent en pause, e.g. pour les entraînements sportifs pendants les vacances.

rendez-vous récurrence

Lieu

On peut même ajouter l’adresse de l’événement. Pratique pour les matchs de basket de nos filles ou encore pour l’adresse du médecin. Plus d’excuse ! Fini les excuses du type : « je ne sais pas où c’est… »

Notifications

On peut rajouter un rappel si on le souhaite.

Note

Il est possible de rajouter une note en texte ou un lien vers un site. Dans notre agenda menu nous rajoutons par exemple le lien vers la recette du plat prévu ce jour.

rendez vous note

L’option loupe

Nous souhaitons souligner la facilité de la fonction de la loupe. Elle permet de chercher toute information dans votre agenda partagé via un mot de clé. Vous cherchez l’adresse de vos amis et elle était indiquée dans l’agenda à l’occasion du dernier souper chez eux ? Tapez le nom dans la loupe et google vous affichera les rendez-vous répondant à ce critère.

Cette fonctionnalité nous aide beaucoup dans la création de nos menus. Il suffit de taper un ingrédient dans la loupe et on reçoit tout de suite les événements qui contiennent cet ingrédient.

option loupe agenda partagé

Copier / coller

Une autre fonction simple à utiliser et qui fait gagner du temps est le copier/coller. Chaque rendez-vous peut être copié et ensuite adapté si nécessaire. Ceci évite de tout recommencer à 0.

A nouveau, c’est surtout dans la création de nos menus que nous utilisons ceci. Après avoir cherché via la loupe un repas avec un certain ingrédient, il suffit de copier cet événement et de le « coller » à la nouvelle date. Toutes les infos comme le titre mais aussi le lien vers la recette restent.

Et les enfants ?

C’est vrai que l’agenda partagé est une bonne solution pour que les parents aient une vue sur les rendez-vous de la famille. Mais il est clair également qu’il est difficile d’impliquer les enfants car ils n’ont pas accès au calendrier électronique. Dans ce cas, la solution la plus simple est d’imprimer l’agenda. Soit par semaine, soit par mois. C’est peut être moins joli que les versions dans le commerce mais c’est la solution la plus simple ! Et rien vous empêche de personnaliser l’impression en la colorant ou en apposant des autocollants avec les enfants si vous voulez rendre le tout plus ludique.

En résumé

Nous espérons que notre présentation de l’agenda partagé vous a plu. Pour nous, cette application est l’unique moyen, et le plus simple aussi, pour centraliser l’information et nous permettre de partager l’organisation de la vie de famille.

Et vous ? Plutôt chacun son agenda ou agenda partagé ? Version électronique ou papier ?

Dites nous tout dans les commentaires !

Commentaires

  1. Eric Répondre

    Oh que cet article m’a réveillé … j’utilise des agendas partagé professionnellement mais il ne m’était jamais venu à l’esprit de le faire avec ma moitié et mes enfants … mais grave à ton article c’est chose faite 😉

    • Katja & Thierry Répondre

      Hello Eric,
      Merci pour ce commentaire. On espère que tu économiseras du temps et de l’énergie grâce à cette petite astuce 😉

  2. Tatiana de Panda Productif Répondre

    Ça fait quelques temps que j’utilise l’agenda partagé (en plus d’un gros planning semainier d’1m de long dans la cuisine qui sert de gros mémo visuel😁) ! Mais ça a été une révélation pour nous aussi ! On a commencé comme vous par google agenda mais finalement, depuis quelques semaines on utilise Family Wall car on peut coupler des todolist pour toute la famille en plus de l’agenda, ça m’aide beaucoup pour déléguer aux autres membres de la famille😋 !

    • Katja & Thierry Répondre

      Bonsoir Tatiana,
      Intéressant. Nous allons essayer de découvrir Family Wall. Ceci-dit, tu peux déjà coupler des todolist dans l’agenda Google, non ?

  3. Lucie - Cuisinez Libéré Répondre

    Chez nous c’est agenda partagé papier, affiché dans la cuisine. Nous sommes à la version papier pour la visualisation des enfants mais également parce que mon conjoint n’avait pas de smartphone (si ça existe, enfin ça existait). Et miracle de la rentrée, mon conjoint a écrit ses réunions (du soir, donc avec un impact sur l’organisation standard) ce week-end !!!! Tout arrive, mon aîné ayant maintenant sont téléphone, nous allons pouvoir passer à la version informatique ! Y a plus qu’à trouver la bonne application ! Et oui, nous n’avons pas d’adresse gmail!

  4. Nath Répondre

    Merci pour cet article !
    Je n’ai pas encore sauté le pas de l’agenda électronique mais en lisant votre article, ça ne me semble plus si compliqué. Et ça a l’air bien pratique !

    • Katja & Thierry Répondre

      Bonjour Nath,
      Il faut juste un minimum de rigueur pour la création du compte et la création des calendriers.
      Il est même possible d’intégrer des calendriers officiels…

  5. Marie Jaaem Répondre

    et bien, tu sais quoi, je n’avais jamais pensé à ça. C’est vraiment super comme idée d’utiliser ce type d’outil pour organiser les tâches de chacun. Plus de « mais si je te l’avais dit », ou alors  » tu aurai pu me le rappeler avant…. » et autre. Merci !

    • Katja & Thierry Répondre

      En effet, si on peut éviter ce genre de soucis de communication, que d’énergie économisée!

  6. Nicolas Répondre

    J’avais déjà entendu parlé de ce principe (de cet outil) via un blogueur qui gérait ses employés à distance et qui présentait son fonctionnement comme idéal quand on souhaite la liberté. Il appelle ça le fonctionnement asynchrone je crois… Je n’avais imaginé que le même type de fonctionnement pouvait être réalisé au niveau du foyer ! J’adore l’idée Merci à tous les deux !!

    • Katja & Thierry Répondre

      Merci pour ton commentaire Nicolas. Ce qui marche pour les grandes sociétés marche aussi pour les petites entreprises que sont les familles 😉

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